POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DU SITE ICOLEIS
Le Site icoleis.net est édité par la société ICOLEIS, société à responsabilité limitée au capital de 10.000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Toulouse sous le numéro 521 877 167, dont le siège social est situé :
245 Impasse La Venause, 31530 Mérenvielle.
Il comprend une partie librement accessible, ainsi qu'une partie accessible uniquement après identification préalable.
Dans le cadre de la partie publique du Site, ICOLEIS est le Responsable du traitement, pour les Données à caractère personnel qu'elle est susceptible de collecter et traiter vous concernant.
Dans le cadre de la partie accessible uniquement après identification préalable (extranet) deux cas peuvent se produire :
1/ Si un client d'ICOLEIS accède à l'extranet d'ICOLEIS dans sa qualité de client d'ICOLEIS, alors ICOLEIS reste responsable du traitement.
2/ Par contre si un client d'ICOLEIS accède aux fonctionnalités du site en tant que administrateur du service souscris envers ses propres utilisateurs, alors ICOLEIS intervient en qualité de Sous-traitant du Responsable du traitement qu'est alors le client.
Les Données à caractère personnel (les "Données") qu'ICOLEIS est susceptible de collecter et traiter vous concernant le sont alors uniquement sur instructions du Responsable du traitement qu'est le client. Dans ce cadre, les responsabilités respectives du Responsable du traitement et de ICOLEIS en matière de conformité aux règles relatives à la protection des Données à caractère personnel ont été déterminées par un contrat entre le Responsable du traitement et ICOLEIS.
QUELS SONT LES ENGAGEMENTS DE ICOLEIS EN MATIERE DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?
ICOLEIS s'engage à respecter la réglementation applicable à l'ensemble des traitements de Données à caractère personnel qu'elle met en œuvre, conformément au Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016, dit Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD, et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
Plus particulièrement, ICOLEIS s'engage sur les principes suivants :
- Transparence : lors de la collecte et du traitement, nous vous fournissons toutes les informations utiles sur les finalités et les destinataires de vos Données ;
- Légitimité et pertinence : nous collectons et traitons uniquement les Données nécessaires aux finalités déclarées ;
- Confidentialité et intégrité : nous mettons en place les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos Données contre la divulgation, la perte, l'altération ou l'accès par un tiers non autorisé ;
- Conservation : nous conservons vos Données uniquement le temps nécessaire aux fins du traitement ou du Service déterminé ;
- Droits : nous vous offrons la possibilité d'accéder, de modifier, de corriger ou de supprimer vos Données directement via votre compte Utilisateur. Vous pouvez également vous opposer à l'utilisation de vos Données
QUELLE EST LA NATURE DES DONNEES COLLECTEES ?
Dans le cadre de l'utilisation du Site et des Services, ICOLEIS est susceptible de collecter les catégories de Données suivantes :
- Des Données d'identification : nom, prénom, email (), adresse postale, , numéro de téléphone.
- Des Données relatives à la vie personnelle (situation familiale).
- Des Données d'usage : connexion (adresses IP, journaux d'événements...), données techniques (configuration matérielle, configuration logicielle, type et langue du navigateur).
- Des Données de suivi de la relation Utilisateur : demandes d'assistance.
ICOLEIS ne collecte, ni ne traite, les catégories particulières de Données que sont les Données qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, les Données personnelles génétiques, les Données personnelles biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, les Données personnelles concernant la santé ou les Données personnelles concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique. Ces catégories de Données particulières ne font jamais l'objet d'une collecte ou d'un traitement par ICOLEIS. Nous vous demandons de ne pas nous transmettre ce type de Données.
ICOLEIS ne collecte, ni ne traite, de Données relatives aux enfants de moins de 16 ans sans l'accord préalable des parents ou titulaires de l'exercice de l'autorité parentale à l'égard de l'enfant. Si des Données concernant des enfants sont collectées, les parents ou titulaires de l'exercice de l'autorité parentale ont la possibilité de s'y opposer en nous contactant à l'adresse indiquée ci-après. Par ailleurs, l'enfant mineur au moment de la collecte de ses Données peut en obtenir l'effacement dans les meilleurs délais.
QUAND VOS DONNEES SONT-ELLES COLLECTEES ?
Vos Données peuvent être collectées à différentes occasions, notamment :
- Votre navigation sur le Site
- Votre inscription aux Services
- Votre utilisation des Services
- Vos contacts avec notre service clients
Dans tous les cas, nous vous informerons si un traitement de Données intervient et chaque fois que des Données sont collectées ou traitées.
Ces Données sont collectées directement auprès de vous. Elles peuvent provenir également du Responsable du traitement.
Les Données obligatoires sont précisées par un astérisque sur le support de la collecte.
Pour bénéficier des Services, il est nécessaire de créer un compte Utilisateur. Dans le cadre du processus d'inscription, nous collectons et traitons les Données suivantes :
- Vos nom, prénom, adresse postale, email, numéro de téléphone
- Vos identifiant et mot de passe
Par ailleurs, nous enregistrons systématiquement chaque utilisation du Site et des Services afin de remédier aux dysfonctionnements et clarifier les incidents de sécurité.
A QUOI SERVENT LES DONNEES SUSCEPTIBLES D'ETRES COLLECTEES ?
Vos Données sont principalement utilisées :
- lorsque vous avez consenti, suite à une information claire, apparente et précise concernant le traitement opéré, pour une ou plusieurs finalités spécifiques, soit au moyen d'une déclaration écrite, y compris par voie électronique, soit du fait d'une absence d'opposition, soit d'une déclaration orale ;
- pour vous permettre d'utiliser l'ensemble des Services proposés sur le Site : comme la création d'un compte Utilisateur, demande d'assistance, réclamation, etc. ;
- pour le respect des obligations légales ou réglementaires de ICOLEIS ;
- lorsque les intérêts légitimes de ICOLEIS ou de destinataires peuvent être de nature à justifier un traitement par ICOLEIS de vos Données.
- pour vous proposer des services adaptés et personnalisés, améliorer votre expérience Utilisateur, réaliser des analyses et des statistiques
- pour les besoins techniques d'ICOLEIS
- pour vous permettre de naviguer sur notre Site
- pour vous abonner à nos newsletters et notifications. Notre Site offre la possibilité de s'abonner à notre newsletter. Nous utilisons un processus de double opt-in afin de vérifier si le titulaire d'une adresse email s'est effectivement inscrit pour recevoir la newsletter. L'abonnement à la newsletter est effectif uniquement si le titulaire de l'adresse email a expressément confirmé l'activation de son abonnement en cliquant sur le lien figurant dans l'email de confirmation.
Ces traitements sont mis en œuvre en prenant en compte vos intérêts et vos droits fondamentaux en tant qu'Utilisateur. A ce titre, ils s'accompagnent de mesures et garanties pour assurer la protection de vos intérêts et de vos droits, tout en établissant un juste équilibre avec les intérêts légitimes que nous poursuivons.
COMBIEN DE TEMPS VOS DONNEES SONT-ELLES CONSERVEES ?
ICOLEIS s'engage à ne pas conserver vos Données à caractère personnel pour une durée n'excédant pas celles nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. De plus, ICOLEIS conserve vos Données à caractère personnel conformément aux durées de conservation imposées par la réglementation en vigueur.
Ces durées de conservation sont définies en fonction des finalités des traitements mise en œuvre par ICOLEIS et tiennent compte notamment des dispositions légales applicables imposant une durée de conservation précise pour certaines catégories de Données, des éventuels délais de prescription applicables ainsi que des recommandations de la CNIL concernant certaines catégories de traitements de Données.
Catégories de Donnée : Durée de conservation
Données de votre compte Utilisateur : 3 ans après la clôture du compte Utilisateur
Données de connexion : 1 an
Cookies : 13 mois maximum
Données d'identification : Tant que l'Utilisateur reste actif et ne demande pas de suppression de ses Données.
QUI EST SUSCEPTIBLE D'ACCEDER A VOS DONNEES
Destinataires de vos Données
Le personnel habilité de ICOLEIS (les administrateurs techniques -informaticiens-) peuvent être amenés à avoir accès à toute Donnée dans le cadre de l'exercice de leur travail. Ils sont liés par le secret professionnel dans le cadre de la fourniture des Services.
Nos prestataires techniques peuvent également être destinataires des Données strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur aurons confiées. ICOLEIS demande à ses prestataires techniques de mettre en place des mesures strictes de confidentialité et de sécurité de ces Données. Les opérations avec un tiers destinataire de vos Données font l'objet d'un contrat afin de vous assurer de la protection de vos Données et du respect de vos droits.
Par ailleurs, ICOLEIS peut être tenue de fournir certaines Données à des tiers pour satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou conventionnelles ou aux autorités légalement habilitées.
Stockage des Données
Les Données sont stockées en France, dans le respect de la réglementation applicable.
Transferts de Données hors de l'Union Européenne
Certains des destinataires mentionnés ci-dessus sont susceptibles d'être établis en dehors de l'Union Européenne et d'avoir accès à tout ou partie des Données collectées ou traitées par ICOLEIS. Dans ce cadre, ICOLEIS s'engage à garantir la protection de vos Données conformément aux règles les plus strictes notamment à travers la signature, au cas par cas, de clauses contractuelles basées sur le modèle de la Commission Européenne, ou tout autre mécanisme conforme à la réglementation applicable, dès lors que vos Données sont traitées par un prestataire technique en dehors de l'Union Européenne et dont le pays n'est pas considéré par la Commission Européenne comme assurant un niveau de protection adéquat.
COMMENT EXERCER VOS DROITS ?
Conformément à la réglementation applicable, vous pouvez, à tout moment, exercer vos droits d'accès, de rectification, de suppression des Données vous concernant, ainsi que vos droits de limitation et d'opposition au traitement et à la portabilité de vos Données.
En outre, vous disposez légalement du droit de définir des directives relatives au sort de vos Données post mortem.
Par ailleurs, toute personne mineure au moment de la collecte de ses Données peut en obtenir l'effacement dans les meilleurs délais.
Ces droits s'exercent par courrier à l'adresse suivante :
ICOLEIS, 245 Impasse La Venause, 31530 Mérenvielle, France.
Dans ce cadre, nous vous prions de bien vouloir accompagner votre demande des éléments nécessaires à votre identification (nom, prénom, e-mail), ainsi que toute autre information nécessaire à la confirmation de votre identité.
Pour certains Services, ces droits sont susceptibles de s'exercer directement en ligne (gestion de votre compte Utilisateur, …).
Vous disposez également d'un droit de recours auprès de la CNIL en cas de violation de la réglementation applicable.
ICOLEIS et le Responsable du traitement collaboreront lorsque cela s'avèrera nécessaire pour garantir l'exercice de vos droits, ou vous apporter les réponses à toutes vos questions ou réclamations.
Vous disposez également d'un droit d'opposition au traitement de vos Données à des fins de prospection commerciale. Lorsque la loi l'exige, vos Données ne seront utilisées à des fins de prospection par voie électronique qu'après avoir recueilli votre accord explicite.
Par ailleurs, si vous ne souhaitez plus recevoir une newsletter de ICOLEIS par e-mail, vous pouvez cliquer sur le lien de désinscription situé en bas de chaque communication. Vous pouvez également actualiser vos préférences de communication en vous connectant à votre compte Utilisateur.
La collecte de certaines Données est indispensable pour permettre l'accès à certains Services. Vous pouvez naturellement exercer votre droit d'opposition à la collecte et au traitement de ces Données, mais cette démarche peut entraîner l'impossibilité de bénéficier de ces Services, sans que la responsabilité de ICOLEIS puisse être engagée.
DE QUELLE FACON ICOLEIS ASSURE-T-ELLE LA SECURITE DES DONNEES ?
Lors de l'élaboration, de la conception, de la sélection et de l'utilisation de nos Services qui reposent sur le traitement de Données, ICOLEIS prend en compte le droit à la protection des Données à caractère personnel dès leur conception. A ce titre, par exemple, nous procédons à la pseudonymisation ou à l'anonymisation, selon les cas, des Données dès que cela est possible ou nécessaire.
Toutes les personnes ayant accès à vos Données sont liées par un devoir de confidentialité et toutes les Données à caractère personnel étant confidentielles, leur accès est limité aux personnels habilités de ICOLEIS, ou prestataires techniques agissant pour le compte de ICOLEIS, qui en ont besoin dans le cadre de l'exécution de leurs missions.
Par ailleurs, ICOLEIS met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature, de la portée et du contexte des Données que vous nous communiquez et des risques présentés par leur traitement, pour préserver la sécurité de vos Données et, notamment prévenir la destruction, perte, altération, divulgation, intrusion, accès ou utilisation non autorisés à ces Données, de manière accidentelle ou illicite. A cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feux, …) et organisationnelles (telles qu'un système d'identifiant/mot de passe, des moyens de protection physique, …).
La sécurité et la confidentialité des Données reposent aussi sur les bonnes pratiques de chacun. C'est la raison pour laquelle nous vous invitons à ne pas communiquer vos identifiants à des tiers, à vous déconnecter systématiquement de votre compte Utilisateur et à fermer la fenêtre de votre navigateur à l'issue de votre session de travail, particulièrement si vous accédez à internet depuis un poste informatique partagé avec d'autres personnes. Vous éviterez ainsi que d'autres utilisateurs accèdent à vos Données. Nous vous déconseillons vivement de diffuser à des tiers ou de publier sur les réseaux sociaux tout document émis par ICOLEIS contenant vos Données.
Enfin, ICOLEIS a mis en place une procédure de gestion de failles de sécurité permettant d'appréhender les éventuelles violations de Données, notifier sans délai l'autorité compétente de ces violations, ainsi que de vous avertir lorsque cette violation est susceptible de porter atteinte à vos Données.
LIENS POUR ACCÉDER À D'AUTRES SITES
Sur plusieurs pages du Site, vous avez la possibilité de cliquer pour accéder à d'autres sites internet de tiers. Nous vous conseillons de lire la politique de ces sites relative au traitement et à la protection des Données à caractère personnel, car les conditions sur ces sites peuvent différer des conditions de ICOLEIS. ICOLEIS ne sera en aucun cas responsable quant au traitement des Données par ces autres sites internet.
QUESTIONS ET CONTACTS
Pour toute question complémentaire relative à cette politique ou à la manière dont ICOLEIS traite vos Données, nous vous invitons à nous contacter à l'adresse suivante :
ICOLEIS, société à responsabilité limitée au capital de 10.000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Toulouse sous le numéro 521 877 167, dont le siège social est situé :
245 Impasse La Venause, 31530 Mérenvielle, FRANCE.
MODIFICATIONS
ICOLEIS se réserve le droit de modifier la présente politique de protection des Données à caractère personnel, et s'engage à vous informer sur son Site des modifications.
Cette version a été mise à jour le 26 septembre 2018.
