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Choisir l'adresse courriel expéditeur utilisée pour tout envoi de notifications à vos utilisateurs
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La plateforme envoie des notifications par courriel aux utilisateurs selon leurs préférences de communication (les courriels transactionnels informant vos utilisateurs de sujets d'actions et du flux d'activités de vos espaces de travail et projets).
Ces courriels sont envoyés depuis une adresse expéditrice.
Les administrateurs peuvent remplacer l'adresse par défaut par une adresse dédié du domaine de leur projet dans "Configuration Plateforme", rubrique "Notifications"
 
 
 

Les administrateurs client peuvent modifier l'adresse expéditrice par défaut.
Recommandations :

  • la plateforme ne propose pour l'instant pas de fonctionnalités pour traiter les courriels entrants. Nous vous conseillons donc de ne pas donner l'impression à vos utilisateurs qu'ils peuvent répondre aux courriels de notifications de la plateforme.

  • Si votre contrat de service prévoit qu’ICOLEIS veille pour vous sur le bon fonctionnement de la plateforme, il est nécessaire que le courriel que vous paramétrez comme "expéditeur" envoie une copie supplémentaire à l'adresse d'audit d'ICOLEIS : sinon nous ne remarquerons pas que l'adresse d'un de vos utilisateurs n'existe pas, ou que le courriel de notification demande une validation initiale par un "humain" si votre destinataire utilise certains filtres anti spam.

  • Le plus simple est que vous créiez un "alias" sur votre domaine, qui transfère le courriel vers 2 destinataires : votre adresse et l'adresse d'audit d'ICOLEIS

  • le courriel que vous renseignez doit vraiment exister : les dispositifs anti spam vérifient l'existence réelle du courriel de l'expéditeur.

  • si vous utilisez un courriel sur votre propre domaine nous vous conseillons de demander à votre administrateur réseau de mettre à jour les enregistrements SPF (Sender Policy Framework) et DKIM (DomainKeys Identified Mail) afin d'indiquer dans le DNS de votre domaine que les serveurs d'ICOLEIS sont supposés pouvoir envoyer du courriel pour votre domaine. Ces paramétrages DNS sont importants pour les logiciels anti spam afin de pouvoir faire confiance aux courriels envoyés depuis notre plateforme.

  • Nous vous recommandons d'utiliser une adresse expéditeur dédiée qui n'est surtout pas utilisée pour l'envoi d'autres listes de diffusion ou d'autres courriels qui pourraient être suspectés de spam par les passerelles anti spam. Le risque serait de diminuer le score de recommandation de ce courriel et augmenterait le risque que des passerelles anti spam classent à tort comme spam les courriels transactionnels que vos utilisateurs attendent.
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Administrateur
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Configuration
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Courriel
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Notification
 
Pour configurer et personnaliser la plateforme (pour administrateurs côté maîtrise d'ouvrage -Project Owner-)
Rendez-vous dans le module "Configuration plateforme"
Dans "Configuration plateforme" rubrique "Notifications".
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